W dzisiejszym dynamicznym świecie komunikacji online, e-mail nadal pozostaje jednym z najważniejszych środków kontaktu zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Pomimo rozwoju nowoczesnych platform komunikacyjnych, stopka poczty e-mail pozostaje nierzadko niedocenionym, a jednocześnie istotnym elementem naszej korespondencji elektronicznej.

W niniejszym wpisie prezentujemy kilka porad pozwalających utworzyć prostą i funkcjonalną stopkę.

Nie twórz stopki samodzielnie

Zanim samodzielnie stworzysz stopkę upewnij się, czy twoja firma nie posiada gotowego wzoru do wykorzystania przez wszystkich pracowników. Dzięki temu unikniesz nieścisłości w komunikacji wizualnej oraz pomyłek w kwestii aktualności danych: stare logo, niepoprawne numery telefonów, adres starej strony, zły adres korespondencyjny, niewłaściwe noty prawne, itp.

Używaj pełnego, prostego HTML, unikaj CSS i specyficznych formatów

Pamiętaj, że klientów poczty e-mail jest dużo więcej niż przeglądarek, nie przetestujesz każdej wersji, użycie prostego, pełnego HTML spowoduje, że stopka będzie wyglądać dobrze i podobnie w dużej ilości klientów poczty. Unikaj CSS, specyficznych formatów (jak SVG, WEBP, HEIC, itp), gdyż mogą nie być wyświetlane poprawnie lub wręcz blokowane.

Większość klientów poczty nie będzie rozumiało nowoczesnego, skomplikowanego HTML, responsywnego CSS i nie pozwoli na stosowanie zaawansowanych technik tworzenia układu graficznego, nie stosuj div, float, flex, grid, itp. Jeśli potrzebujesz rozmieścić coś w poziomie użyj prostej <table>.

Rozmiar ma znaczenie

Stopka powinna dobrze wyglądać, zarówno na komputerach jak i na telefonach i tabletach. Sensownym rozmiarem jest więc 320px dla telefonów i do 650px dla komputerów / tabletów.

Gdy wspominamy o rozmiarze mam na myśli też liczbę znaków czy KB. Tu też nie należy przesadzać. Stopka zostanie w archiwum dla każdej wysłanej wiadomości, zarówno u Ciebie jak i u odbiorcy, zalecamy maksymalnie kilkadziesiąt KB.

Używaj obrazów

Zdjęcia i logotypy zdominowały obecne stopki, nic dziwnego, gdyż odpowiednie ich użycie podnosi walory estetyczne wiadomości, podnosi rozpoznawalność marki i ułatwia identyfikację, jednakże nie należy przesadzać – w stopce istotna jest treść, treść ułatwia skopiowanie danych potrzebnych odbiorcy (przepisując z obrazka można się pomylić). Treść w stopce poprawia też dostarczalność wiadomości gdyż odpowiednia treść jest dobrze widziania przez filtry SPAM.

Używaj obrazów w stopkach ale pamiętaj aby:

• określić maksymalny rozmiar obrazu
• umieszczać tylko niewielkie obrazy (kilkanaście KB)
• dodawać tekst alternatywny – niektóre programy pocztowe nie wyświetlą zdjęć, wtedy ten tekst zostanie pokazany w miejscu obrazu
• umieszczać linki do obrazów umieszczonych na serwerach firmowych, ale wtedy postaraj się aby link był prosty, nie nosił znamion śledzenia użytkownika (linki z identyfikatorami w adresie, itp)
• unikać stopek składających się wyłącznie z obrazów

Zweryfikuj stopkę przed jej użyciem

Gdy już stworzysz stopkę zweryfikuj jak dobrze będzie ona się zachowywać w najczęściej używanych przez ciebie, twoich współpracowników i twoich klientów programach. Wyślij kilka wiadomości, sam do siebie, na gmail, na outlook, itp i sprawdź jak się prezentuje. Sprawdzisz jednocześnie jak traktują ją filtry antyspamowe.

Jeśli nie dysponujesz możliwościami sprawdzenia wiadomości na różnych platformach spróbuj przetestować wiadomość przy użyciu narzędzia www.mail-tester.com